Alles over het ATS Systeem

ATS staat voor Applicant Tracking System. Het is de Engelse benaming voor wat in het Nederlands ook wel kandidaatvolgsysteem of simpelweg recruitmentsysteem wordt genoemd.

Een ATS Systeem wordt door recruiters gebruikt om sollicitanten in op te slaan, de voortgang bij te houden en processen te automatiseren. Je kunt je voorstellen dat wanneer je professioneel met recruitment bezighoudt, je heel veel sollicitaties te verwerken krijgt. Een ATS Systeem is dan ideaal om het overzicht te houden en alle kandidaten netjes op te volgen. Dit verhoogt de effectiviteit van de recruiter. Doordat de kandidaat beter wordt opgevolgd verbetert dit als het goed is ook de beleving van de sollicitant.

Wat doet een Applicant Tracking System?

In eerste instantie is een ATS Systeem een soort kaartenbak waarin alle nieuwe sollicitanten automatisch worden opgeslagen. De recruiter kan per vacature de status van de kandidaat bijhouden. Zo zie je in één oogopslag wie je nog moet uitnodigen voor een gesprek, wie op gesprek zijn geweest, wie je een voorstel moet sturen of juist moet afwijzen. Je kunt je voortellen dat die de kwaliteit van het recruitmentproces enorm verbetert.

Naast dat je de status bijhoudt kun je ook de kandidaten toevoegen aan een talentenpool. Iedereen die wel de juiste kwaliteiten heeft, maar waar je nu geen plaatst voor hebt kun je op een later moment alsnog benaderen voor een baan.

Automatisering via een ATS Systeem

Naast het bijhouden van de status van kandidaten biedt een ATS Systeem meestal talloze mogelijkheden om processen te automatiseren. De meest eenvoudige vorm van automatisering is het versturen van een ontvangstbevestiging. Veel ATS Systemen gaan echter veel verder, zo kunnen ze automatisch CV’s screenen en kandidaten automatisch uitnodigen of afwijzen. Dit is natuurlijk wel next level, en dit moet je echt heel goed inrichten. Anders zijn de automatiseringsprocessen eerder schadelijk dan dat ze waarde toevoegen. Is dit echter goed ingericht, dan kun je je voorstellen dat dit veel tijd en geld kan opleveren.

Koppelingen

Naast dat je processen kunt automatiseren, kun je ook veel andere systemen aan je ATS koppelen. De meest gebruikte functionaliteit in een recruitmentsysteem is misschien wel de koppeling tussen de werkenbij-site en het recruitmentsysteem. Veel recruitmentsystemen bieden zelfs complete werkenbij-sites aan. Als iemand solliciteert via het formulier op de site, dan wordt de sollicitant automatisch onder het juiste label ingedeeld in het ATS Systeem.

Overigens is onze ervaring met werkenbij-sites die bij ATS Systemen worden geleverd redelijk beperkt zijn. Beter is het vaak om een werkenbij-site te ontwikkelen en deze te koppelen aan je systeem.

Je kunt je ATS ook koppelen met verschillende vacaturesites en veel systemen hebben al standaard zo’n koppeling. Op deze manier kun je automatisch, of met één druk op de knop een vacature publiceren waar je wilt. Doordat de leverancier van het ATS systeem vaak deals maakt met de verschillende vacaturessites kun je vaak goedkoper inkopen via je ATS dan dat je direct bij een vacaturesite adverteert.

Als je gebruik maakt van andere systemen dan kun je die ook vaak koppelen. Denk bijvoorbeeld aan een tool om feedback te ontvangen, maar ook je mailprogramma om nieuwsbrieven te versturen, of je backoffice systeem om facturen te sturen.

In veel systemen zijn de hierboven genoemde functionaliteit zit al standaard geïntegreerd. Als je een ATS Systeem aanschaft dan kun je dus ook vaak de keuze maken of je de standaard-functionaliteit van het ATS gaat gebruiken, of dat je besluit je huidige systeem aan te houden en te koppelen.

Let er dan wel op dat je niet extra betaalt voor onderdelen die je niet gaat gebruiken. Soms kun je ervoor kiezen om bepaalde modules aan of uit te zetten, maar dat kan niet altijd. Hierboven gaven we al het voorbeeld van de werkenbij-site. Vaak zijn de functionaliteiten van bijvoorbeeld een professionele e-mailtool bijvoorbeeld veel uitgebreider dan dat het ATS aanbiedt.

Meerdere doelgroepen voor een ATS Systeem

In de wereld van recruitment heb je eigenlijk altijd de tweedeling tussen de recruitmentbureaus en de inhouse / corporate recruiters. Zo is het ook met ATS Systemen. Het ene systeem is meer geschikt voor bedrijven, en het ander meer voor recruitmentbureaus. Dan heb je uiteraard ook nog de uitzendbureaus en detacheerders. Ieder heeft zijn eigen wensen. Waar het voor detacheerders en uitzendbureaus essentieel is om de uren bij te kunnen houden, en deze direct te factureren, is dit voor een corporate recruiter natuurlijk helemaal niet aan de orde. Hou hier rekening mee als je een ATS Systeem gaat aanschaffen en zorg ervoor dat jouw ATS is gemaakt voor het doel waar jij het systeem voor gaat gebruiken.

Hopelijk vond je het leuk om te lezen. Mocht jij als corporate recruiter voor een vast, laag, bedrag per maand je ATS systeem willen vullen met kandidaten, neem dan vooral contact met ons op!